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Funcionalidades

Pesquisas eficazes

Hoje em dia, o acesso à informação é cada vez mais um dos factores mais importantes para o sucesso de uma empresa. O StockStudio além de possuir todos os mecanismos para introdução das informações necessárias para a gestão da sua empresa, também disponibiliza um modo eficaz de recuperar a informação de modo a que esta possa ser convenientemente processada. Esta possibilidade de recuperação da informação é conseguida através de um objecto de pesquisas totalmente integrado na aplicação.
Este objecto permite efectuar pesquisas por qualquer campo, dispondo da capacidade de combinar múltiplos campos numa só pesquisa, de modo a obter mais rapidamente a informação pretendida. Por exemplo, é possivel saber rapidamente que vendas foram efectuadas para um determinado mês ou que encomendas é que já foram entregues. Esta capacidade de recuperação da informação poderá não parecer muito importante inicialmente mas revela-se, no dia a dia, essencial para o correcto funcionamento de uma organização. Um caso muito simples será a existência de um cliente no programa, se os métodos para recuperação de informação desse cliente não forem eficazes, o utilizador tenderá a criar um novo cliente com a mesma informação, e deste modo irá erradamente duplicar certas informações para a mesma pessoa (duas contas correntes, estatisticamente não é possivel saber de um modo eficaz o total de compras deste cliente, etc).

As funcionalidades da pesquisa incluem:

Motor de base de dados cliente/servidor

Para assegurar a segurança dos seus dados, a Arquivandus, desenvolveu o StockStudio sobre uma plataforma cliente/servidor.
Esta plataforma utiliza um motor de base de dados robusto e fiável que além de assegurar a segurança dos dados, também permite suportar grandes quantidades de dados não sendo necessário usar um ficheiro de dados diferente todos os anos, permitindo assim gerar estatísticas para vários anos (por exemplo, em que meses determinado produto tem mais saída, ou em que épocas do ano se vende mais).

Mas afinal o que é um motor de base de dados? Um motor de base de dados é, nada mais nada menos, que um programa que efectua o acesso aos dados, garantindo a segurança e o controlo de transacções do sistema. A segurança é garantida visto que, numa rede, os utilizadores nunca têm acesso directo ao ficheiro de dados. Ao contrário de outros sistemas não é necessário ter qualquer pasta partilhada para que os utilizadores acedam aos dados (podendo livremente apagar o conteúdo da mesma), o acesso é efectuado sempre através de pedidos ao motor de base de dados, e é este que retorna o resultado do pedido ao utilizador.

O controlo de transacções também é garantido pelo motor de base de dados, este mecanismo é a garantia que permite que certas operações sejam efectuadas numa unidade lógica de trabalho e que só sejam escritas na base de dados se toda a unidade lógica for efectuada com sucesso.
Vamos imaginar, por exemplo, uma transferência bancária, esta operação consiste em debitar determinada conta e creditar uma outra. Sem o mecanismo de controlo transaccional, se alguma coisa acontecesse ao sistema (por exemplo, um corte de energia) após a primeira operação (débito de uma conta), iamos ter um problema visto que a operação de crédito da outra conta nunca tinha sido concluída (ficando as duas contas sem a quantia de dinheiro a transferir entre elas).
Com o controlo transaccional é possivel implementar uma operação do tipo:

Inicio Transacção;

Efectuar débito do valor "y" na conta "A";
Efectuar crédito do valor "y" na conta "B";

Se correu bem então
Escrever Transacção;
Senão
Cancelar Operações;

Como se pode observar pelo exemplo descrito, o controlo transaccional é muito importante para assegurar a consistência dos dados.

A garantia de crescimento do seu negócio é também garantida pela fiabilidade do motor. A Arquivandus apostou no motor Interbase (tm) da Borland, uma empresa com longos anos de existência no mercado internacional.

A primeira versão deste motor foi criada em 1989, a última versão de 2001 (12 anos de evolução) e possui um conjunto de características que o tornam ideal para este tipo de aplicação. A informação é guardada de um modo normalizado (o acesso é efectuado usando SQL) permitindo facilmente o acesso/exportação dos dados por outros sistemas. O acesso por múltiplos utilizadores é também garantido visto que este motor está desenvolvido de modo a permitir o acesso de milhares de utilizadores à base de dados.

Suporte completo ao EURO

O StockStudio possui o suporte ao Euro implementado de raiz. Ao contrário de outras aplicações que foram alteradas para suportar o Euro, o StockStudio foi analisado e concebido de raiz para suportar o Euro. Este suporte é completo podendo o utilizador visualizar, em todas as áreas do programa, as duas moedas de facturação (escudos/euros ou euros/escudos). Os valores também podem ser introduzidos em qualquer das duas moedas.
Após o período de integração do Euro, o utilizador poderá configurar a aplicação para ter só uma moeda activa, ou se preferir, poderá continuar a ter as duas moedas activas.

A integração do Euro no StockStudio engloba:

Gestão de clientes

Este módulo permite inserir os clientes habituais da empresa. É nele que o utilizador define diversas informações sobre os clientes. Estas informações englobam a identificação dos clientes (nome, morada, contactos), informações para facturação (nº de contribuinte, banco, limites de crédito) que além de facilitarem a emissão de documentos para os clientes (após a introdução do cliente é apenas necessário a introdução de um código, que pode ser obtido através de uma pesquisa).

A informação inserida no módulo de clientes é usada automaticamente pelo módulo de documentos para gerar as contas correntes dos clientes (após a emissão de um documento para um cliente é automaticamente gerada uma conta corrente para o mesmo) facilitando assim a ligação entre os clientes e os documentos (facturas, orçamentos, encomendas, ...).
Este módulo possui ainda integração com o módulo de relatórios de modo a permitir gerar listagens dos clientes existentes, além disso permite também exportar os dados para que possam posteriormente ser gerados mailings para os clientes da empresa (através do Microsoft Word por exemplo).

Gestão de fornecedores

Este módulo permite inserir os fornecedores habituais da empresa. É nele que o utilizador define diversas informações sobre os fornecedores. Estas informações englobam a identificação dos fornecedores (nome, morada, contactos), informações para facturação (nº de contribuinte, banco, limites de crédito) que além de facilitarem a emissão de documentos dos fornecedores (após a introdução do fornecedor é apenas necessário a introdução de um código, que pode ser obtido através de uma pesquisa).

A informação inserida no módulo de fornecedor é usada automaticamente pelo módulo de documentos para gerar as contas correntes dos fornecedores (após a introdução de um documento de um fornecedor é automaticamente gerada a conta corrente do mesmo) facilitando assim a ligação entre os fornecedores e os documentos (facturas, orçamentos, encomendas, ...).
Este módulo possui ainda integração com o módulo de relatórios de modo a permitir gerar listagens dos fornecedores existentes.

Produtos e Stock

O módulo de produtos permite efectuar a manutenção dos produtos habituais da empresa.

Das funcionalidades do módulo de produtos destacam-se:

Documentos

Toda a gestão da empresa é assegurada pelo módulo de documentos. É nele, com a troca da documentação entre as empresas, que as diversas operações de gestão são efectuadas (facturação, encomendas, gestão de stock com entrada e saída de material).

Apesar da sua versatilidade este módulo está organizado de um modo simples para o utilizador e entre as suas funcionalidades destacam-se:

Vendas

É no módulo de vendas que o operador de caixa efectua as vendas do dia a dia.

Das funcionalidades do módulo de vendas são de referir as seguintes:

P.O.S.

O módulo P.O.S. é ideal para lojas onde a venda ao público é a actividade principal.

Das capacidades deste módulo destacam-se:

Fecho de caixa

O Stockstudio permite guardar a informação do fecho de cada caixa. O fecho da caixa apresenta um resumo dos valores do período de funcionamento da caixa (que poderá ser diário ou um outro período definido pela empresa). É este resumo que permite controlar os operadores de caixa (verificar se os valores existentes em caixa são iguais aos que o sistema indica).

A gestão de fechos de caixa é caracterizada por:

Utilizadores / Funcionários e Permissões

O Stockstudio possui um módulo de utilizadores concebido de raiz que permite definir quais os utilizadores que acedem à aplicação e quais as suas permissões. É também possível definir funcionários (com comissões) que não têm acesso à aplicação.

A gestão de utilizadores é caracterizada por:

A gestão de funcionários permite:

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